szafy na dokumenty

Jak nie trudno się domyśleć po nazwie szafy na dokumenty służą do przechowywania wszelkiego rodzaju dokumentacji. Niezależnie, czy będą to różnego rodzaju dokumenty zbiorcze, czy zgodne z danym działem, lub tematem prac w firmie generalnie korzysta się z tego rodzaju szaf w jednym celu, w celu bezpiecznego przechowania ich, często w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie konkretnej pozycji w naszej dokumentacji.

Szafy na dokumenty a inne nazwy, potoczne i marketingowe

U sprzedawców szafy na dokumenty przybierają także nazwy typu: na akta, na dokumenty niejawne, czy dokumenty związane z RODO. Generalnie cały czas mowa o produkcie, który pozwoli usystematyzować dokumentację, często w sposób taki by była ona ciągle w nienaruszonym stanie, a bardzo często także stosuje się ochronę w postaci drzwi z zamkami różnych klas.

Skąd różne nazwy? Generalnie po to, by dotrzeć do klienta, który może poszukiwać produktu ściśle dopasowanego do jego potrzeb. Skoro ważne dokumenty, to zapewne akta, które jawią nam się często z etykietą „poufne”. To niejako dobre skojarzenie, ponieważ odpowiednie klasy bezpieczeństwa szaf przyporządkowuje się „ważności” tych dokumentów, tutaj nazwanych aktami.

A skoro RODO, to przecież tajemnice, które zawierają często dokumenty np. w dziale rekrutacji, czy personalnym. Stąd i określenie ułatwiające klientowi łatwe odnalezienie produktu, który zabezpieczy dokumenty na wypadek ewentualnego wycieku danych wrażliwych. Wnętrze takiej szafy z reguły podzielone jest na wygodne półki, często przestawne. Pozwala to na dopasowanie przestrzeni do rodzaju teczek, czy segregatorów.

Szafy na dokumenty – po czym poznamy hierarchię ich bezpieczeństwa?

Rodzaj zamknięcia, sposób ryglowania drzwi i grubość materiału całej szafy na dokumenty pokazuje nam jak ważne przedmioty możemy w szafach o różnych klasach bezpieczeństwa przechowywać bez zbędnej obawy o ich utratę, czy zniszczenie.

szafy na dokumenty są łatwym sposobem na ich uporządkowaniePrzy okazji warto wspomnieć, iż dokumenty papierowe warto zabezpieczyć w szafach odpornych na działanie ognia, czy środków gaśniczych, lub po prostu wilgoci. Odrębną sprawą będzie przechowywanie nośników danych, które często zawierają dokumentacje, a więc niejako są w obrębie definicji dokumentów. Ale to pozostawmy na inny temat. Zatem, jeśli mowa o przechowywaniu dokumentacji, to nie zawsze potrzebny jest zakup szafy z najwyższym certyfikatem. Często, szczególnie w firmach urządzonych nowocześnie, z dużą salą wypełnioną biurkami dobrze jest po prostu dokumenty ochronić przed nawet chwilowym dostępem osób postronnych. Tutaj w zupełności wystarczy mała szafka z półką umieszczona pod biurkiem zamykana w najprostszy klucz. Często też są to szuflady płaskie, które są idealne na niewielką teczkę, czy po prostu laptopa.

Przy klasyfikacji bezpieczeństwa rozróżniamy także typy. Można to uogólnić, dla łatwiejszego poruszania się po oznaczeniach, że klasa A to typ 1, a modele szaf w klasie B oraz C odpowiadają szafom o oznaczeniu typ 2. Oznaczenia te wprowadzone zostały rozporządzeniem RM i certyfikowane są w Polsce przez Instytut Mechaniki Precyzyjnej w Warszawie.

Szafy na dokumenty bez klasyfikacji bezpieczeństwa

Szafy na dokumenty, które po prostu mają zagwarantować bezpieczeństwo na skutek np. nieumyślnego zniszczenia, czy dostęp przypadkowy, niezamierzony losowej osobie bardzo to tzw. szafy na dokumenty bezklasowe. Nie posiadają one klasy bezpieczeństwa, często także nie ma potrzeby stosowania ryglowanych drzwi, czy skomplikowanych zamków. Przy ich stosowaniu chodzi jedynie o zamknięcie dokumentów, bezpieczne ich ułożenie przy jednoczesnej minimalnej ochronie jaką daje cienka metalowa obudowa i zamek na klucz.

Szafy na dokumenty w klasach S1, S2 oraz 0

Oznaczenia te to klasy odporności na włamanie, które bezpośrednio obrazują jaką wartość dokumentów, przedmiotów, dóbr możemy ubezpieczyć wraz z szafą. Wybierając tą klasę mamy możliwość ubezpieczenia całości na kwotę od 78 000 zł do nawet 388 000 zł. Szczegóły zastosowanych zabezpieczeń samej szafy określają Polskie normy o oznaczeniu PN-EU: 14450, EN1143-1 oraz 1143-2.

Szafy na dokumenty poufne, czyli klasa A

Klasa A szafy na dokumenty to także tzw. typ1. Służą one do przechowywania dokumentów poufnych, a więc tych najniżej sklasyfikowanych klauzulą dostępności. Szafy te mają drzwi z systemem czterostronnych rygli przy czym rygiel stały ma średnicą 12 mm, a cała konstrukcja opiera się w budowie o blachę stalową o grubości 1 mm. Zamek kluczowy obecny w klasie A to podstawowe zabezpieczenie kluczowe o klasie tożsamo nazwanej.

Szafy na dokumenty tajne – klasa B

Tajne dokumenty wymagają już zamka kluczowego w klasie B, czyli takiego, który jest odporny na siłowe próby otwarcia (np. wiertło). Dodatkowo zamki tej klasy mają zabezpieczenie uniemożliwiające próby np. prześwietlenia obudowy zamka w celu uzyskania kombinacji zapadek potrzebnych do jego otwarcia.

Odnośnie konstrukcji drzwi i korpusu stosuje się tu blachy o grubości 3 mm, a same drzwi ryglowane w systemie czterostronnym oparte są o główny rygiel o średnicy 20 mm. Klasa B szafy na dokumenty umożliwia już ubezpieczenie do wartości 155 000 zł.

Szafy na dokumenty ściśle tajne, najwyższa klasa bezpieczeństwa C

Klasa C szafy na dokumenty to już dwa zamki w drzwiach. Jest to zamek kluczowy klasy B oraz zamek mechaniczny, szyfrowy tej samej klasy. Oczywiście to wyposażenie podstawowe, bo możemy w droższych modelach znaleźć inne rozwiązania oparte dodatkowo o elektronikę.

W przypadku drzwi stosowany mamy rygiel stały o średnicy takiej samej jak w klasie C, oraz oczywiście rygle pionowe i poziome tworzące czterostronny system ryglujący drzwi.

Konstrukcja szafy nieco jednak różni się od klasy niższej. Jest tu korpus podwójny. Zewnętrzna warstwa to blacha 3mm, jednak druga ukryta pod nią daje dodatkową ochronę w postaci stali o grubości ok. 1,5 mm. Podobnie zbudowane są drzwi. Ta klasa bezpieczeństwa pozwoli nam na ubezpieczenie w kwocie do ok. 389 000 zł (aktualnie, na początek roku 2023).

Certyfikaty poświadczające bezpieczeństwo szafy na dokumenty

Przy poszukiwaniu szaf bezpiecznych zwracajmy uwagę na to kto wydaje certyfikat. Jest to o tyle ważne, że na rynku sporo jest produktów niby certyfikowanych, a gdy spojrzymy głębiej okazuj się, że to jedynie producent zapewnia zgodność z daną klasą bezpieczeństwa, a nie gwarantem jest jednostka certyfikująca.

Klasy bezpieczeństwa opisane wyżej są wykonane zgodnie z odpowiednimi normami określającymi grubość zastosowanych płyt stalowych w drzwiach i w obudowie, rodzaj zamku, czy zamków jak i sposób ryglowania drzwi. Instytucje wydające certyfikat poświadczający zgodność z normami badają dane modele szaf i na podstawie osiągniętych wyników zaświadczają (bądź odmawiają przyznania certyfikatu), że dany produkt spełnia wymogi odpowiedniej klasy.

szafy na dokumenty to dobry sposób na ich przechowywanie zwróc jednak uwagę by kupić takie szafy któe mają certyfikaty bezpieczeństwa

Zatem zwróćmy uwagę na fakt certyfikowania szafy. To da nam pewność przechowywanych danych, a w razie problemów gwarancję pokrycia choć części strat jakie ponieśliśmy, oczywiście gdy całość ubezpieczymy od takiego wypadku. Zgodnie z certyfikatami szafy na dokumenty mają różne sposoby zabezpieczeń dostępu jak i rożne grubości użytych materiałów co wykazaliśmy wyżej w treści. I tak np. w klasie bezpieczeństwa o oznaczeniu S2 możemy ubezpieczyć szafę i jej zawartość na kwotę nieco ponad 150 000 zł.

Szafy na dokumenty – czym kierować się przy wyborze?

Tutaj kwestią otwartą jest sam zakup. Na pewno zakup danego modelu będzie zgodny z preferencjami użytkowymi, ale górę weźmie fakt jakie dokumenty będą w niej przechowywane. Nie zawsze pogodzimy rodzaj, czy wielkość szafy z finansami przeznaczonymi na ten cel gdy będą decydowały kwestie bezpieczeństwa. Wielu klientów kieruje się zdecydowanie klasą bezpieczeństwa i zdecydowanie im przytakujemy ponieważ naszym zdaniem łatwiej pogodzić się z brakiem komfortu niż ewentualną stratą często cennych danych.

szafy na dokumenty to dobry wybór by je uporządkować z biurekNa pewno udając się po zakup wybierzmy produkt pochodzący z linii modelowej uznanego producenta. Nie dajmy się skusić marce nieznanej, czy nowej a obiecującej nowe patenty i niesamowitą ochronę. Patrzmy globalnie na ofertę i wybierzmy po prostu produkt rzetelny, a taki na pewno zaoferuje nam firma wiodąca w branży.

Jeśli rodzaj dokumentów nie wymusza na nas klasa bezpieczeństwa to przemyślmy zakup szafy nieco większej. Zapewniamy, że bardzo szybko braknie miejsca w każdej z nich, więc lepiej zapewnić sobie komfort wyprzedzając potrzeby magazynowania dokumentów. Idealnym rozwiązaniem jest często podział na mniejsze, podręczne szafy na dokumenty i jedną główną. Jak wskazują klienci to poprawia komfort pracy ponieważ mniejsza szafka jest pod ręką, a do większej sięgamy sporadycznie, z reguły wtedy, gdy już kończymy pewne etapy pracy.

Gdzie kupić szafy na dokumenty?

Można rozpisywać się o bezpieczeństwie zakupów stacjonarnych, o obsłudze, która jest na wyciągniecie ręki w przypadku takich zakupów, możliwości wyboru spośród dostępnych fizycznie produktów, a co za tym idzie możliwości ich zobaczenia.

Tak samo kontrargumentem w przypadku zakupu w sklepie internetowym będzie z pewnością niższa cena, szeroki wybór. Dodatkowo nie zapominajmy, że sklep internetowy, który specjalizuje się w jednej branży będzie tak samo pewny jak obsługa sklepu lokalnego.

szafy na dokumenty są popularne w dużych i małych biurach

Zatem jeśli pominiemy różnice powyższe o których dyskutować można długo i owocnie (bądź nie) pamiętajmy o jednym. O tym, by po usłyszeniu, czy przeczytaniu argumentów odetchnąć i podejść ze zdrowym rozsądkiem do samego zakupu. Często kierujemy się przy zakupie środków zapewniających bezpieczeństwo chwilą, a to nie będzie dobre gdy wybieramy szafy na dokumenty. Rozważmy za i przeciw danym modelom i dopiero wtedy podejmijmy decyzje.

Jedno jest pewne. Dokonajmy zakupu w firmie istniejącej na rynku dłuższy czas. To da nam pewność, że ma ona większą wiedzę pochodzącą z doświadczenia niż świeżak na rynku. To samo tyczy się modelu i marki na jaką się zdecydujemy.

jakie sejfy kupisz we wrocławiu

Sejfy Wrocław

Jakie sejfy oferuje miasto Wrocław? Zanim przejdziemy do tego tematu na pewno zwróć uwagę jakiej klasy bezpieczeństwa jest sejf. Warto dostosować ją do wielkości kwoty jaką ubezpieczyciel Ci ewentualnie wypłaci w razie np. włamania. Nie każde sejfy zapewnią dobrą ochronę, a te o najniższej klasie nie pozwolą zawrzeć korzystnego ubezpieczenia.Dokładnie sprawdź, czy np. nie stracisz … Dowiedz się więcej

0 komentarzy
Kasety ognioodporne - jakie warto kupić

Kasety ognioodporne – jakie warto kupić?

Kasety ognioodporne jakie można dzisiaj kupić to rozległy temat. Warto sprawdzić co aktualnie oferują producenci. Do wyboru mamy różne rodzaje zamków od znanych wszystkim mechanicznych po zamki elektroniczne, w tym także biometryczne. Waga kaset nie jest duża, gabaryty także nie, ale główną rolę odgrywają tutaj zabezpieczenia antywłamaniowe, w tym sama budowa kasety, nie tyko jej … Dowiedz się więcej

0 komentarzy
Sejfy gabinetowe do biura

Sejfy gabinetowe do biura

Bez względu na to czy prowadzisz małą firmę, czy rozbudowane przedsiębiorstwo zatrudniające kilkaset osób, a może kancelarię która obraca dokumentami które nie powinny trafić do niepowołanych rąk na pewno zdajesz sobie sprawę że potrzebujesz zabezpieczenia swojego mienia. Nieważne, czy będą tu kluczyki do floty samochodów, czy dokumenty księgowe lub weksle, a może gotówka warto pomyśleć … Dowiedz się więcej

0 komentarzy